EI常见出版商IEEE文章发表后，作者该怎么正确校对Proof？

很多第一次投EI（尤其是IEEE主办或IEEE Xplore收录的文章）的作者，收到“Article Proof”时常常会手足无措：这东西到底要不要改？能改哪些内容？怎么改才不算“重大变更”？今天就以IEEE（EI会议、EI期刊最常见的出版商之一）为例，给大家系统讲讲Proof校对的正确打开方式，避免踩坑。 

1. 先搞清楚：Proof阶段还能改吗？ 

答案是：可以改，但仅限于“排版、格式、细节错误”这类小修小补，绝不能是内容上的大改（比如新增实验、改结论、换方法）。IEEE官方明确说过：一旦文章被接受，内容原则上已定稿，Proof阶段主要是让作者确认转换到IEEE标准模板后有没有出错。 

2. 你会收到什么？ 

通常情况下，对应作者（Corresponding Author）会收到一封邮件，里面有两种可能：

• 让你登录IEEE Author Gateway下载Proof PDF（现在最常见）
• 直接把Proof PDF作为邮件附件发给你（老流程，偶尔还有）

PDF最前面会有一个“Author Queries”列表，列出了编辑在排版过程中发现的所有问题或需要你确认的地方，例如：

• 基金号写对了吗？
• 某个参考文献缺页码/卷号/出版社怎么办？
• 作者单位邮编、城市拼写是否有误？
• 图表分辨率不够需要重传吗？
• 需要补充IEEE关键词（Index Terms）吗？

这些Queries必须逐条答复，不然文章过不了这一关。

3. 校对时到底要重点看什么？ 

建议按以下顺序过一遍，基本不会漏：

• 关键要点	英文对照	重要性
  论文标题	Title	这是文章的门面。 如果标题错了，不仅检索时找不到，而且还会给读者留下不专业的印象。必须确保最终版本没有错别字或歧义。
  作者署名与身份	Byline & Affiliation	关乎学术声誉和权益。 确保所有作者的姓名、排序、通讯作者身份以及 ORCID 编号都准确无误，这直接影响到成果归属和后续引用追踪。
  作者单位	Affiliation	影响单位认可和检索。 完整的单位信息（部门、机构、城市、国家）是确保文章被正确索引、单位获得学术产出统计的重要依据，绝对不能出错。
  资金与致谢	Funding & Acknowledgements	涉及法律和规范。 确认资金来源信息完整且正确，是履行项目合同和规范、感谢贡献者的重要环节。遗漏或写错可能影响项目结题或合规性。
  摘要与关键词	Abstract & Keywords	决定文章的曝光率。摘要是读者决定是否阅读全文的关键；关键词是文章被数据库（如 EI）和搜索引擎检索到的基础。它们必须准确、简洁。
  正文与图表	Text & Figures/Tables	核心内容准确性的保障。 即使是小小的格式错误、公式符号错误，都可能影响研究的可信度。图表是数据展示的核心，必须清晰、图注正确。
  参考文献	References	体现学术严谨性。 参考文献是您研究的基石，页码、期号、出版商信息的错误会导致读者无法查阅原文，直接损害文章的专业形象。
  作者简介	Biographies	建立作者的专业形象。 检查作者简介的准确性，确保个人履历和背景信息正确，这是向读者介绍研究团队权威性的机会。

4. 怎么提交修改？

（最容易出错的地方） IEEE只接受以下几种方式，不能直接扔一个新的Word或LaTeX源码过去！ 

方式一（推荐）：直接在PDF上用Adobe Acrobat标注

• 用“注释”工具圈出问题的地方，打上修正后的内容
• Queries列表里每条都回复（可直接在旁边写“OK”或修正内容）
• 标注完保存后，登录Author Gateway点“Upload Final Corrections”上传（如果有新图，一起打包成ZIP）

方式二：不用标注PDF，用文字列表

• 新建一个Word或txt，写清楚： Page X, Column Y, Line Z: “XXXX” should be changed to “YYYY”
• 同样要把Queries全部回答

方式三（没办法标注PDF时）：打印出来手写→扫描→发邮件

• 把修改的地方用红笔标清楚，扫描后连同Queries回复一起发给你的JPM（Journals Production Manager，邮件签名里会有联系方式）

重要提醒：

• 图表只能提供替换图片，不能在PDF里直接涂改
• 图片格式必须是：TIFF、EPS、PNG、PDF，或Office原文件（docx/pptx/xlsx）
• 分辨率必须满足IEEE要求（通常彩图300dpi，黑白线图600dpi）
• IEEE Proof相关流程，如图1所示：
• 

5. 关于关键词（Index Terms） 

不少会议模板里没强制要求这一栏，但转成IEEE正式版时往往要补。如果你Proof里发现缺这一部分，赶紧去IEEE Thesaurus挑5-8个最贴合的关键词，按重要性排序填上，别自己随便造词。

6. 时间要求 

IEEE一般只给你48-72小时（2-3天）校对时间，过期不候，直接按“无修改”发出去了，到时候再后悔也来不及。所以邮件一到就立刻处理！ 

7. 其他EI会议出版商（Springer、Elsevier等）大同小异

• Springer会议：用Editorial Manager系统，Proof阶段叫“Proofing”，操作差不多，也是标注PDF或列表修改
• Elsevier会议：用EVISE或新系统，也是48小时左右，只能小修

核心原则都是一样的：内容不许大动，格式错漏必须纠正，逾期不候。

最后送给大家一句话：

Proof阶段不是让你重写文章，而是让你“最后把关一次，别让低级错误上了IEEE Xplore丢人”。认真对待这48小时，胜过事后花大价钱撤稿重发。祝大家校对顺利，早日见到自己的文章体面地躺在IEEE Xplore里！

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